Błędy przy zakupie ERP za 50 tysięcy złotych

Zautomatyzowany bałagan to nadal bałagan

Wiele osób myśli, że ERP to magiczne lekarstwo na przestoje. W Filary Biznesu Consulting nazywamy to 'cyfryzacją chaosu'. Jeśli w Twoim magazynie w Niepołomicach pracownik spędza 14 minut na szukaniu jednej palety, to system ERP tego nie zmieni. On tylko wyświetli informację o błędzie w ładniejszym oknie. W marcu 2024 roku pracowaliśmy z firmą produkcyjną, która kupiła soft za 52 300 zł. Okazało się, że nikt nie opisał, jak przyjmować towar na stan. System stał pusty, bo dane wejściowe były błędne. To klasyczne wąskie gardło, którego nie przeskoczysz żadną licencją.

Zanim podpiszesz umowę, musisz wiedzieć, co dokładnie chcesz naprawić. Nie szukaj 'narzędzia do wszystkiego'. Skup się na tym, gdzie uciekają pieniądze. Czy to 22% reklamacji z powodu pomyłek w pakowaniu? A może 3.4 godziny dziennie, które księgowa traci na ręczne przepisywanie faktur? Konkretne liczby to podstawa. Jeśli nie potrafisz policzyć straty na papierze, nie licz na to, że program policzy ją za Ciebie. Działa od jutra? Tak, ale tylko pod warunkiem, że proces jest czysty już dzisiaj.

Automatyzacja bałaganu sprawia tylko, że błędy dzieją się szybciej i na większą skalę.

Ukryte koszty, o których handlowiec nie wspomni

Cena licencji to zazwyczaj tylko 37% całkowitych wydatków, jakie poniesiesz w pierwszym roku. Handlowcy często omijają temat wdrożenia i szkolenia pracowników. W październiku 2023 roku jeden z naszych klientów z Krakowa dostał ofertę na 39 800 zł. Szybko jednak okazało się, że za migrację 2 140 rekordów z bazy klientów musi dopłacić kolejne 11 200 zł. Do tego doszły przestoje. Każda godzina, którą Twój zespół spędza na nauce nowego interfejsu, to godzina, w której nie zarabiasz. To realny koszt alternatywny, który rzadko pojawia się w tabelkach.

Kolejnym problemem jest dostosowanie systemu pod Twoją firmę. Standardowe wersje ERP rzadko pasują do specyfiki małych i średnich przedsiębiorstw. Jeśli produkujesz okna o 14 różnych parametrach, a system pozwala wpisać tylko dwa, masz problem. Zaczynają się 'obejścia' w arkuszach bocznych, co tworzy nowe wąskie gardło. Zamiast odzyskać czas, Twoi ludzie tracą go na walkę z softem, który miał im pomagać. W 2024 roku średni czas wdrożenia w segmencie MSP, który analizowaliśmy, wyniósł 7.2 miesiąca zamiast obiecanych trzech.

5 pytań, które uratują Twój portfel

Przed spotkaniem z dostawcą przygotuj się jak na egzamin. Pierwsze pytanie: Czy system obsłuży mój konkretny proces produkcji bez płatnych modyfikacji? Jeśli usłyszysz, że 'tak, po pewnych zmianach', od razu zapytaj o ich cenę. Drugie pytanie: Ile dokładnie kosztuje godzina wsparcia technicznego po wdrożeniu? Niektóre firmy biorą 340 zł za każdą rozpoczętą godzinę pomocy. Trzecie pytanie dotyczy integracji. Jeśli używasz Allegro lub BaseLinkera, system musi się z nimi łączyć w czasie rzeczywistym, bez opóźnień przekraczających 4 minuty.

Czwarte pytanie: Jak wygląda procedura wyjścia? Brzmi to pesymistycznie, ale musisz wiedzieć, czy za 3 lata będziesz mógł wyeksportować swoje dane do innego dostawcy bez płacenia haraczu. Piąte pytanie: Ile firm z mojej branży wdrożyło ten system w ciągu ostatnich 14 miesięcy? Poproś o konkretne numery telefonów do właścicieli tych firm. Krótka rozmowa z kimś, kto już przeszedł tę drogę, jest warta więcej niż 50-stronicowa broszura reklamowa. Konkretne liczby od użytkowników to najlepsza weryfikacja obietnic.

Referencja od innej firmy z branży jest warta więcej niż najdroższa broszura sprzedażowa.

Lean przed technologią – dlaczego to jedyna droga?

W Filary Biznesu Consulting zawsze powtarzamy: najpierw Lean, potem kod. Lean to wycinanie marnotrawstwa, a ERP to jego utrwalanie. Jeśli masz bałagan w przepływie informacji, to po wdrożeniu ERP będziesz miał po prostu bardzo drogi, cyfrowy bałagan. W lipcu 2024 roku pomogliśmy firmie handlowej z Tarnowa odzyskać 4.8 godziny tygodniowo na każdym pracowniku biurowym. Zrobiliśmy to bez wydawania ani jednej złotówki na nowe oprogramowanie. Po prostu zmieniliśmy sposób, w jaki spływają zamówienia.

Dopiero gdy proces był stabilny i przewidywalny, klient zdecydował się na zakup systemu za 46 200 zł. Dzięki wcześniejszemu uporządkowaniu firmy, wdrożenie trwało tylko 48 dni roboczych zamiast planowanych ośmiu miesięcy. Pracownicy wiedzieli, co robią, a system stał się tylko narzędziem wspierającym, a nie głównym problemem. Odzyskany czas pozwolił im skupić się na szukaniu nowych rynków, a nie na naprawianiu błędów w bazie danych. To jest właśnie prawdziwa optymalizacja procesów – bez lania wody i zbędnych kosztów.