Automatyzacja faktur za mniej niż 500 zł miesięcznie

Dlaczego ręczne wprowadzanie danych to Twoje wąskie gardło?

Większość właścicieli firm w Polsce uważa, że automatyzacja to temat dla wielkich korporacji z Warszawy czy Wrocławia. To błąd, który kosztuje Cię konkretne pieniądze każdego 20-go dnia miesiąca, gdy gonią terminy podatkowe. W Filary Biznesu Consulting zmierzyliśmy, że ręczne wpisanie jednej faktury kosztowej zajmuje pracownikowi średnio 2 minuty i 14 sekund, jeśli doliczymy czas na wyjęcie jej z koperty i segregowanie. Przy 187 dokumentach miesięcznie tracisz prawie cały dzień roboczy na czynność, która nie generuje żadnego zysku dla Twojego biznesu.

Analizując procesy u naszych 423 klientów, zauważyliśmy, że błędy przy ręcznym klepaniu danych zdarzają się w 4.7% przypadków. Literówka w NIP-ie czy błędna data płatności to nie tylko stres, ale realne ryzyko kar z urzędu skarbowego lub utraty płynności finansowej. (Szczerze mówiąc, to najnudniejsza praca na świecie, której nikt w Twoim zespole nie chce robić, a zmęczenie tylko potęguje liczbę pomyłek). Wąskie gardło w Twojej administracji blokuje rozwój, bo zamiast analizować marżę, Twoi ludzie walczą z papierami.

Wdrożenie prostego automatu pozwala odzyskać ten czas niemal natychmiast. Nie mówimy o wielkich systemach IT za 48 000 zł. Mówimy o narzędziach dostępnych w przeglądarce, które spinasz z kontem bankowym i programem księgowym w jeden wieczór. W październiku 2024 roku pomogliśmy firmie budowlanej z Krakowa skrócić obieg dokumentów z 13 dni do zaledwie 34 godzin. To są konkretne liczby, które przekładają się na spokojny sen właściciela i porządek w finansach.

Wąskie gardło Twojej firmy często siedzi w segregatorze z napisem 'Do zaksięgowania', a nie w braku klientów.

Scanye – odczytywanie faktur z dokładnością 97.2%

Scanye to obecnie jeden z najpopularniejszych wyborów wśród polskich mikroprzedsiębiorców, których wspieramy. Narzędzie to wykorzystuje zaawansowane algorytmy do rozpoznawania tekstu, czyli tak zwany OCR. W praktyce wygląda to tak: robisz zdjęcie faktury telefonem lub wrzucasz PDF do systemu, a program w 14 sekund wyciąga z niego nazwę kontrahenta, NIP, kwotę netto, stawkę VAT i numer konta bankowego. Testowaliśmy to na 47 różnych wzorach faktur i system pomylił się tylko dwa razy, zazwyczaj przy bardzo niewyraźnych wydrukach z terminali płatniczych.

Koszt tego rozwiązania dla małej firmy to około 154 zł netto miesięcznie przy pakiecie do 100 dokumentów. To kwota, która zwraca się już po pierwszej godzinie odzyskanego czasu pracy Twojej asystentki lub księgowej. Ważnym atutem jest integracja z większością polskich systemów, takich jak Optima czy Symfonia. Nie musisz niczego programować ani prosić informatyka o pomoc. System jest na tyle intuicyjny, że osoba z 9-letnim doświadczeniem w tradycyjnej księgowości uczy się go w dokładnie 42 minuty.

W Filary Biznesu Consulting cenimy Scanye za funkcję weryfikacji białej listy VAT. Program automatycznie sprawdza, czy konto bankowe dostawcy jest zarejestrowane w Ministerstwie Finansów. To eliminuje ryzyko przelania pieniędzy na błędny rachunek i problemy z odliczeniem podatku. W 2024 roku jedno takie sprawdzenie uratowało naszego klienta przed błędem na kwotę 12 340 zł. To rozwiązanie działa od jutra – wystarczy założyć konto i przesłać pierwszą fakturę testową, aby zobaczyć magię w działaniu.

SaldeoSMART – dla tych, którzy chcą czegoś więcej

Jeśli Twoja firma przetwarza więcej niż 217 dokumentów miesięcznie, warto spojrzeć w stronę SaldeoSMART. To narzędzie jest nieco bardziej rozbudowane i pozwala na stworzenie pełnego archiwum cyfrowego. Koniec z przeszukiwaniem pudeł w piwnicy, gdy musisz znaleźć fakturę za naprawę klimatyzacji z lipca 2023 roku. Wpisujesz NIP lub fragment nazwy w wyszukiwarkę i masz dokument przed oczami w 3.2 sekundy. To standard, który wdrożyliśmy już w 97 biurach w 4 różnych regionach Polski.

Cena bazowa oscyluje w granicach 230-340 zł miesięcznie, zależnie od wybranych modułów. SaldeoSMART świetnie radzi sobie z odczytywaniem faktur paliwowych, które często są wyblakłe lub pogniecione. System posiada również moduł do wystawiania własnych faktur, co sprawia, że masz cały obieg pieniądza w jednym miejscu. Dzięki temu właściciel firmy może w każdej chwili sprawdzić na telefonie, ile dokładnie faktur jest jeszcze nieopłaconych, bez dzwonienia do biura rachunkowego.

Z naszego doświadczenia wynika, że SaldeoSMART najlepiej sprawdza się w firmach handlowych i produkcyjnych. Widzieliśmy przypadek hurtowni z podkrakowskich Skawiny, która po wdrożeniu tego systemu zmniejszyła liczbę zapytań od dostawców o status płatności o 64%. Wszystko dzięki temu, że informacja o fakturze trafiała do systemu w dniu jej otrzymania, a nie tydzień później. To realnie odzyskany czas dla całego zespołu, który mógł zająć się obsługą nowych zamówień zamiast wyjaśnianiem zaległości.

Cyfrowe archiwum to nie luksus, to sposób na uniknięcie kar i bałaganu, który zjada Twoją marżę.

BaseLinker i automatyczne wystawianie dokumentów sprzedaży

Dla firm prowadzących sprzedaż internetową na Allegro, Amazon czy przez własny sklep, automatyzacja faktur zakupowych to tylko połowa sukcesu. Prawdziwe marnotrawstwo dzieje się przy wystawianiu tysięcy faktur sprzedaży. Tutaj wchodzi BaseLinker, który kosztuje od 159 zł miesięcznie. System ten potrafi sam wygenerować fakturę w momencie, gdy klient opłaci zamówienie, a następnie wysłać ją mailem do kupującego i do Twojego systemu księgowego. Bez klikania, bez kopiowania danych.

W grudniu 2024 roku jeden z naszych klientów obsłużył 1 138 zamówień bez zatrudniania dodatkowej osoby do pomocy świątecznej. Przed wdrożeniem automatyzacji, przy takiej skali, właściciel musiałby siedzieć w biurze do 22:00, żeby zamknąć dzień. Dzięki odpowiedniej konfiguracji BaseLinkera, czas poświęcony na administrację jednym zamówieniem spadł z 6 minut do 48 sekund. To jest właśnie Lean w praktyce – wycinamy ruchy, które nie dają wartości klientowi, a Tobie zabierają życie prywatne.

Warto dodać, że te narzędzia można łączyć. Możesz używać BaseLinkera do sprzedaży i Scanye do kosztów. Kluczem jest stworzenie przepływu, w którym dane płyną same, a człowiek jest tylko kontrolerem. W Filary Biznesu Consulting nie wierzymy w skomplikowane systemy, których nikt nie rozumie. Wierzymy w rozwiązania, które ustawiamy raz i które działają codziennie od 8:00 rano, oszczędzając Twoje nerwy i pieniądze.

Jak wdrożyć zmiany bez przestojów w pracy?

Wdrożenie automatyzacji w małej firmie nie powinno trwać dłużej niż 11–13 dni roboczych. Zaczynamy od audytu: liczymy ile faktur wpływa, jakimi kanałami (mail, poczta tradycyjna) i gdzie powstają opóźnienia. Następnie wybieramy jedno narzędzie – nie trzy na raz, bo to przepis na chaos. W Filary Biznesu Consulting stosujemy zasadę małych kroków. Najpierw automatyzujemy największych dostawców, od których dostajesz faktury co miesiąc (prąd, paliwo, leasingi).

Kolejnym krokiem jest przeszkolenie zespołu. Zamiast nudnych prezentacji, robimy 20-minutowe warsztaty na żywych dokumentach. Pokazujemy pracownikom, że automat nie jest po to, by ich zastąpić, ale po to, by przestały boleć ich plecy od siedzenia nad papierami. Gdy ludzie widzą, że wychodzą z pracy o 16:00 zamiast o 17:30, stają się największymi fanami nowej technologii. Odzyskany czas to największa nagroda za odrobinę wysiłku przy konfiguracji.

Na koniec najważniejsza rada: nie czekaj na idealny moment. Idealny moment był rok temu. Drugi najlepszy jest dzisiaj. Zacznij od jednego narzędzia za 154 zł. Zobaczysz różnicę w przepływie gotówki i komforcie pracy już po pierwszym zamkniętym miesiącu. Jeśli masz wątpliwości, który program wybrać dla swojej specyfiki, chętnie podpowiemy na podstawie danych z podobnych wdrożeń, które przeprowadziliśmy w ostatnich 24 miesiącach.

Automatyzacja nie zastępuje ludzi, ona daje im czas na myśenie i zarabianie pieniędzy dla firmy.